Instrumente, um Kooperation & Netzwerke Wirklichkeit werden zu lassen

Soviel vorab: ich glaube, dass konkrete Instrumente in der Veränderung von Organisationen wichtig sind. Sie sind „Anker“, die eine Organisation verwenden kann, um sich neu auszurichten. Andererseits stelle ich auch fest, dass es in vielen Organisationen eine starke „Tool-Gläubigkeit“ gibt. Dann wird schnell auf die neueste Management-Mode-Methode gesetzt, die verspricht, dass nun alles besser wird. Der mit einem neuen Instrument auch verbundenen notwendigen Veränderungen in unserem Denken wird oft wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Das begegnet mir zum Beispiel, wenn ich Teams und Organisationen begleite, agiles Arbeiten einzuführen. Da wird viel Energie in die „Hardfacts“ investiert, nämlich die Kenntnis der Methode (beispielsweise Scrum). Dass mit einer neuen Methode häufig auch ein verändertes Mindset notwendig ist, wird aber oft vernachlässigt. Wenn die Einführung der neuen Methode dann nicht klappt, ist am Ende die Methode per se z. B. Scrum schuld. Schnell wird rationalisiert: „Scrum passt einfach nicht zu unseren Produkten oder Projekten.“ Dass unter Umständen zu stark an der methodischen Oberfläche gekratzt hat, wird nicht reflektiert. Es gilt dann schnell: auf zur nächsten Mode-Methode. Deshalb meine Empfehlung: Bei der Implementierung neuer Methoden auch Zeit und Energie darauf verwenden, etablierte Denk- und Verhaltensmuster zu verändern hat. Das trifft auch auf die nun vorgestellten Instrumente zu.

In meinem letzten Beitrag bin ich darauf eingegangen, warum Kooperation und Netzwerke zunehmend wichtig werden. Wie kann man nun konkret starten?

Es gibt Instrumente und Ansätze, die auf unterschiedlichen Ebenen einer Organisation ansetzen: in einem einzelnen Team, über Teams hinaus auf der Ebene der Organisation oder die Vernetzung und Zusammenarbeit mit Partnern außerhalb der Organisation. Einen Überblick über die Ebenen und die jeweiligen Instrumente pro Ebene gibt die folgende Infografik. Mehr Details gibt es weiter unten.

Infografik: Instrumente für Kooperation & Netzwerkbildung

Wenn ein Team seine Kooperation stärken möchte, empfehle ich vor allem Instrumente aus dem Werkzeugkasten des agilen Arbeitens:

  • Gemeinsame Planung: Woran wollen wir als Team in einem bestimmten Zeitraum arbeiten? Was wollen wir bis wann erreicht haben? Welche Ressourcen haben wir als Team und was können wir damit realistisch schaffen?
  • Daily Standup: Das „Daily“ stellt Transparenz für ein Team her. Es ist ein tägliches Kurzmeeting von maximal 15 Minuten zur Synchronisation von Arbeitsständen auf ein gemeinsames Teamziel hin.
  • Verwendung von Team Boards: Das Team Board gibt einen Überblick über die in einem bestimmten Zeitraum durch ein Team zu bearbeitenden Aufgaben und den Stand der Bearbeitung. Es ist ein zentrales Instrument zur kooperativen Teamkoordination.
  • Retrospektiven: Nach einem Intervall der gemeinsamen Arbeit schaut das Team gemeinsam zurück und analysiert, was in der Zusammenarbeit gut läuft und was  verbessert werden kann.
  • Feedback: Um die Zusammenarbeit im Team kontinuierlich zu verbessern, geben sich Teammitglieder konstruktiv gegenseitig Feedback, z. B. welchen Beitrag Teammitglieder zum Teamerfolg leisten, aber auch darüber, wo ein Teammitglied sich noch besser einbringen kann.
  • Social Collaboration Tools: Zur Verbesserung von Teamkommunikation sind digitale Zusammenarbeitsinstrumente wie Slack oder Yammer sehr nützlich. Durch sie wird die Transparenz im Team erhöht und der schnelle Austausch von Informationen erleichtert.
  • Bewertung & Incentivierung von Teamperformance: Zusammenarbeit wird erschwert, wenn jedes Teammitglied individuelle Ziele verfolgt. Helfen kann hier die Definition von Teamzielen und die Bewertung und Belohnung von Teamleistung.

Wenn die Kooperation und Netzwerkbildung über Teams hinweg in der gesamten Organisation gestärkt werden soll, helfen folgende Ansätze:

  • Aufbau eines Pools mit Projektprofis: Um zu verhindern, dass Projekte durch Interessen einzelner Abteilungen beeinträchtigt werden, können Organisationen einen Pool an MitarbeiterInnen aufbauen, die keinem „Organisationskästchen“ zugeordnet sind, sondern ausschließlich auf Projekten arbeiten und organisatorisch in einem Pool gebündelt sind. Damit können sich Projektmitglieder alle voll auf ein gemeinsames Projektziel ausrichten, ohne durch Partikularinteressen einzelner Abteilungen abgelenkt zu werden.
  • Bewertung und Incentivierung von Projektperformance: Analog zur Teamebene können zur Erhöhung der Zusammenarbeit in Projekten Projektziele und Projektleistungen statt individuelle Performance bewertet werden.
  • Lean Coffee & Open Space: Lean Coffee und Open Spaces sind zwei Moderationstechniken. Beide Formate beginnen ohne Agenda. Zu Beginn werden zunächst Themen zur Bearbeitung gesammelt, die aus der Sicht der Teilnehmenden wirklich relevant sind und gemeinsam gelöst werden sollen.
  • Social Collaboration Tools: der Einsatz vonSocial Collaboration Tools kann natürlich auch auf der Ebene der gesamten Organisation Netzwerken und Kooperation unterstützen.
  • Working out loud (WoL): Working out loud ist ein Lernformat, das auf Kooperation basiert. Eine abteilungsübergreifende Gruppe von ca. 5 Personen entsteht für 12 Wochen. Jedes Gruppenmitglied arbeitet in dieser Zeit an individuellen Lernzielen und nutzt die Unterstützung durch die Gruppe. Die Gruppe hält in dieser Zeit über virtuelle oder persönliche Treffen Kontakt. So entstehen Netzwerke, die auch über die Zeit der direkten Zusammenarbeit hinaus tragfähig sind.

Und zum Schluss der Blick nach außen: Wie können über Organisationsgrenzen hinweg Kooperation angekurbelt werden?

  • Co-Creation mit Nutzern: Nutzer/ Kunden werden in Produktentwicklungsprozesse integriert, um Produkte neu oder weiter zu entwickeln.
  • Communitybuilding: Unternehmen geben interessierten Externen die Möglichkeit, sich aktiv ins Unternehmen einzubringen. Das können positive Bewertungen auf Kanälen der sozialen Medien oder die Mitarbeit an organisationsspezifischen Themen sein (z. B. Entwicklung von Open Source Software oder ausgeschriebene Wettbewerbe wie auf Kaggle.com für Algorithmen)
  • Unternehmenskooperationen: Hier arbeiten Unternehmen für neue Lösungen mit Zulieferern, Mitbewerbern oder branchenfremden Unternehmen zusammen. Ein sehr prominentes aktuelles Beispiel ist die Zusammenarbeit von Daimler und BMW mit dem Ziel, eine Mobilitätsplattform aufzubauen.
  • Universitäten & Forschungseinrichtungen: ein Klassiker, aber so wichtig wie eh und je.

Ein Blick über die Instrumente zeigt schnell, dass der Aufwand für eine Einführung sehr unterschiedlich ist: Die Verwendung eines Teamboards oder die Durchführung von Daily’s ist recht unkompliziert. Bei der Veränderung von Vergütungssystemen geht es schon an das Eingemachte. Und beim Aufbau eines Pools an Projektprofis ohne feste Abteilungszuordnung wird gar an den Grundfesten unserer Überzeugungen gerüttelt, wie eine Organisation „eigentlich“ aufgebaut sein sollte, nämlich in so vermeintlich praktischen kleinen, fest definierten Kästchen in einem Organigramm. Um hier Veränderungen in Angriff zu nehmen, braucht es schon ein wenig Courage und langen Atem.

Aber grundsätzlich gibt es zahlreiche Instrumente, um eine Organisation kooperativer zu gestalten. Mit diesem Werkzeugkasten kann jede Organisation ihre jeweils passende „Kooperations- und Netzwerkarchitektur“ aufbauen. Und um diese Architektur dann zum Fliegen zu bringen, gilt es wie am Anfang des Beitrags erwähnt, sie mit einem kooperativen Mindset zu leben.

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